Crear una base de datos de Medios de Comunicación ha de ser una de las tareas prioritarias que acometas si has decidido apostar por la comunicación externa de tu empresa u organización. Será una herramienta imprescindible para cuando quieras lanzar informaciones o convocatorias a los medios y mi consejo es que la tengas bien preparada y definida para cuando llegue el momento.
¿Por qué es fundamental disponer de una buena base de datos?
Porque sin ella tus comunicados y convocatorias de prensa quedarán flotando en el ciberespacio, llegarán a bandejas de entrada en las que serán ignoradas o directamente borradas.
Será imposible que te conviertas en un referente y una fuente de confianza para los medios si no conoces a sus periodistas.
Si ya has valorado la importancia de disponer de una base de datos de medios de comunicación voy a enumerarte una serie de pasos a seguir y facilitarte algunos recursos que te ayudarán a generar una herramienta adaptada a tus necesidades.
Sigue estos pasos:
- Identifica a los medios de comunicación con los que te interesa contactar
Tu público objetivo variará dependiendo de lo que quieras comunicar. Por ello, te aconsejo que identifiques tanto a medios de comunicación especializados en tu sector como a generalistas.
Pongamos un ejemplo:
Una empresa de transporte especializada en carga paletizada. En general, sus acciones de comunicación se dirigen a los medios de comunicación especializados en logística, sin embargo, la compañía ha anunciado que colaborará con una ONG para realizar un envío de alimentos no perecederos.
Esta noticia, más social, sin duda puede ser de interés para el público general, por lo tanto, ampliaremos el envío de nuestro comunicado tanto a medios generalistas como a especializados.
Haz una lista de los medios de comunicación que conozcas y complétala ayudándote de búsquedas en internet, bases de datos públicas; cámaras de comercio y asociaciones de empresarios, especialmente para conocer a los medios y a los periodistas especializados.
- Clasifica a los medios de comunicación
Cuanto mejor sea la clasificación que realices más fácil será luego segmentar a tu público, en función del contenido de la noticia que generes y los objetivos a conseguir.
Dentro de cada categoría: ESPECIALIZADOS y GENERALISTAS, clasifícalos según el tipo de medio: agencias, radio, televisión, prensa; medios online.
Otra clasificación de utilidad es según el alcance del medio: nacional, provincial, local, etc. No hay que subestimar a los medios de comunicación locales, la mayoría de veces mucho más accesibles y cercanos.
- Crea una plantilla con los campos que precises
Una plantilla básica llevará el tipo de medio, nombre, datos de contacto general (dirección, teléfono, correo electrónico); periodista de contacto (nombre, correo electrónico, teléfono directo o móvil – cuando el periodista considere facilitarlo-). Puede que en un mismo medio tengamos varios periodistas de referencia, según las secciones o programas que nos interesen.
Deja también un espacio para anotaciones, ahí puedes apuntar datos como la mejor hora para llamar al periodista, cierres de edición u otras indicaciones que te resulten de utilidad.
- Recopila los datos
En esta fase es importante que no te limites a los datos generales de los medios, sino que busques exactamente al periodista al que deberás de remitir la información, según la sección que te interese (economía, deportes, educación, etc.); o si es un programa concreto de radio y televisión, por ejemplo.
Ponte en contacto con el medio de comunicación para que te faciliten su nombre y su correo electrónico.
También es importante que en función del medio hagas otras averiguaciones:
- En el caso de publicaciones periódicas (quincenales, mensuales, etc), o de “especiales” dentro de una publicación, también con periodicidad, tienes que saber cuándo es la fecha de cierre de edición para que tu información pueda entrar dentro del siguiente número.
¿Dónde y cómo conseguir los datos?
Internet te facilitará una gran parte de este trabajo. Accede a las bases de datos públicas de medios de comunicación. A través de la web, organismos como el Gobierno de España, gobiernos autonómicos y asociaciones de la prensa ponen a disposición la Agenda de la Comunicación donde se recopilan medios, datos de contacto, así como principales cargos de sus responsables.
Aquí te dejo los enlaces directos a las Guías de Comunicación facilitadas por organismos públicos.
ENLACES A LAS GUÍAS DE LA COMUNICACIÓN
Gobierno de España. La Moncloa. (online y descargable en pdf)
Aragón.Asociación de Periodistas de Aragón. Agenda de la Comunicación (online)
Asturias. Agenda de la Comunicación (descargable en pdf)
Andalucía. Agenda de la Comunicación (online)
Baleares. Guía de la Comunicación (online)
Canarias. Guía de la Comunicación (online)
Cantabria. Guía de la Comunicación (descargable en pdf)
Castilla y León. Guía de la Comunicación (online)
Catalunya. Colegio de Periodistas de Catalunya. Directorio de Medios (online)
Comunidad Valenciana. Guía de la Comunicación (en proceso de actualización)
Extremadura. Directorio de Medios (online)
Galicia. Xunta de Galicia. Guía de la Comunicación (online)
La Rioja. Gobierno de La Rioja. Guía de la Comunicación (online)
Madrid. Comunidad de Madrid. Guía de la Comunicación (online)
Murcia. Región de Murcia. Guía de la Comunicación (online)
Navarra. Directorio de Medios de Comunicación (online)
País Vasco. Gobierno Vasco. Guía de la Comunicación abierta (online)
Consejos
- Conoce los medios. No te quedes en saber qué medios hay, léelos, fíjate qué temas tratan, qué secciones y especiales tiene, quizá alguno encaje con tu sector. Y, sobre todo, interésate por los profesionales que dan vida a esos medios. ¿Quién hay detrás de sociedad, de municipal, de sanidad, de educación…?
- Muchos medios offline también tienen su versión digital donde encontrarás sus datos de contacto y si no, ya sabes, ves al quiosco más cercano y cómpralos.
- Crea una carpeta de medios de comunicación y guarda las direcciones web en “favoritos” para que puedas consultar los medios online de manera rápida, con la frecuencia que consideres.
- Revisa. La base de datos de Medios de Comunicación debe estar actualizada para que de verdad sea útil. Por este motivo, mi consejo es que después de cada envío revises si algún correo te ha sido devuelto. Si así es averigua el motivo y subsánalo.
¿Te ha sido útil esta guía y mis consejos? ¿Consideras que te será útil para poner en práctica tus estrategias de comunicación?
