Llevar la comunicación corporativa de una entidad requiere mucha planificación. Definir y preparar las herramientas que nos ayudarán a gestionarla nos facilitará mucho el trabajo. A través de este blog, he dedicado varios post a algunas de ellas: Base de datos de Medios de Comunicación, Notas de prensa. Hoy le toca el turno al Dossier de Prensa. Si no tienes claro para qué sirve ni qué debe contener un buen dossier de prensa, aquí te dejo una guía práctica que espero te deje las ideas más claras.

¿Qué es un dossier de prensa?

Un dossier de prensa es un documento mediante el cual ofrecemos una información clave sobre nuestra entidad. Es como una carta de presentación a través de la cual nos identificamos. Los destinatarios del dossier deben hacerse una idea clara de quiénes somos y dónde pueden encontrarnos.

¿Qué NO es un dossier de prensa?

Un dossier de prensa no es: un catálogo de productos y servicios; publicidad; un anuario o cualquier otro escrito en el que nos demos autobombo, porque su finalidad no es vendernos, al menos de forma directa, sino darnos a conocer e interesar a los receptores de la información.
Tampoco es una recopilación de apariciones en prensa de la entidad durante un periodo determinado. A eso se le llama: Resumen de prensa.

¿A quién va dirigido?

Un dossier de prensa va dirigido fundamentalmente a los medios de comunicación. Sin embargo, también es de interés para proveedores, partners, socios, patrocinadores, donantes, etc.

¿Cuándo utilizarlo?

En el caso de los medios de comunicación, utilizaremos el dossier de prensa en estas ocasiones:
– Como información complementaria para los periodistas que asistan a las ruedas de prensa y convocatorias de otro tipo de actos, como presentaciones, etc.
– Como archivo adjunto en los envíos de notas de prensa y convocatorias, especialmente si es la primera vez que nos ponemos en contacto con los medios de comunicación.
– Al periodista, como documentación útil si hemos concertado una entrevista.
En reuniones de trabajo para presentarnos ante: proveedores, partners, socios, patrocinadores, donantes, etc.

¿Quién necesita un dossier de prensa?

No dudes de que será muy conveniente tener un dossier de prensa si vas a verte en una de las situaciones anteriormente descritas. Porque, principalmente, es una documentación de gran utilidad que ayudará a nuestros receptores a contextualizarnos. Pero también es una cuestión de imagen. Con un buen dossier de prensa transmitimos profesionalidad.
Un dossier de prensa es importante para las empresas, no importa el sector al que se dediquen, es interesante tanto para pymes como para profesionales que buscan promocionarse.
Para organizaciones como ONG, asociaciones, colegios profesionales, fundaciones, entidades culturales, deportivas…
Otras organizaciones: grupos de música, compañías teatrales…
Para eventos: congresos, festivales.

¿Qué debe contener un buen dossier de prensa?

– Una estructura clara.
– Una extensión no más larga de 10 páginas.
– Estar redactado en un lenguaje periodístico:
• Mejor en tercera persona, objetivo, sin valoraciones personales y sin caer en el autobombo.
• Siempre que sea posible ilustrar las afirmaciones con datos. Por ejemplo, si decimos que somos los más valorados en una determinada parcela, ¿en qué nos basamos?: en un estudio, en una encuesta elaborada por alguna identidad independiente, en una investigación, etc.
– Identidad corporativa: logotipo, colores.
– Imágenes significativas (instalaciones, equipo humano, productos…)
– Datos de contacto directo para ampliar información.

Pasos para elaborar un dossier de prensa

1. Planifica la estructura del dossier.
2. Recopila la información necesaria que va a incluir.
3. Redacta cada apartado.
4. Utiliza imágenes de calidad porque en ocasiones el dossier deberá imprimirse.
5. Maqueta el contenido, si es posible en un programa de diseño, mejor que en Word.

Estructura de referencia

Dependiendo del tipo de la entidad, hay que adaptar la estructura y los datos. Sin embargo, hay apartados que deben incluirse necesariamente:
– Descripción de quiénes somos. De forma breve ya que a través de otros apartados iremos conformando un perfil más completo.
– Origen, evolución, actualidad. Breve, destacando los hitos más relevantes de cada momento.
– Qué hacemos (productos, servicios).
– Equipo humano (número de trabajadores, organigrama de la organización, cargos de relevancia)
– Premios, reconocimientos.
– Cifras. En el caso de empresas: volumen de negocio, beneficios, inversiones…
– Apariciones destacadas en medios de comunicación. Podemos incluir enlaces, activados en la versión online.
– Otros datos de interés: si se realizan acciones que determinen un papel social de la entidad, si practica la Responsabilidad Social Corporativa…
– Datos de contacto.
– Página web, redes sociales.

Presentación

Versión impresa. Por mucho que nos encontremos en la era digital, en ocasiones vamos a necesitar el soporte físico. Adapta el dossier de prensa a una versión imprimible.
De la versión impresa crea una versión en pdf, para poderlo enviar como archivo adjunto de forma sencilla y que pese poco.
También podemos entregarlo a los medios de comunicación en otros soportes, por ejemplo en usb, e incluir otros materiales: imágenes con alta resolución, archivos de audio (todo adaptándolo a la naturaleza de nuestra entidad).
Es interesante incluirlo en la web corporativa, con opción de archivo descargable. Cuanto más accesible esté, mejor.

Actualización

Un dossier de prensa no es un documento que vaya a variar con frecuencia, pero si algunos datos cambian significativamente sí habrá que actualizarlo. Revísalo cada año.

Ejemplos de dossier de prensa

Aquí te dejo diferentes ejemplos de dossiers de prensa. Pueden servirte como guía.

Pero, recuerda:

El mejor documento será el que esté adaptado a tu actividad, destaque tus fortalezas y tus logros, y hable de ti como tú mismo lo harías.

Empresas 
Calidad Pascual (descargable en pdf)
Grupo Sener (online y descargable en pdf)
Grupo Barceló (descargable en Word)

Fundaciones
Fundación Seres (dossier de prensa online)

ONG
Fundación Vicente Ferrer (online y en pdf)

Compañía teatro
El Circo del Sol (descargable en pdf)

Eventos
Festival de música española (descargable en pdf)

¿Te ha sido útil este artículo? ¿Todavía piensas que no necesitas un dossier de prensa?