La convocatoria de prensa en 5 pasos

Determinados temas, actividades o acontecimientos que se producen en las organizaciones son de interés para la sociedad. Bien tratados y difundidos pueden recibir la atención de los medios de comunicación. La mayoría de las veces, una nota de prensa bastará para darlos a conocer, sin embargo, en otras ocasiones, la noticia tendrá la importancia necesaria como para convocar a los medios de comunicación. Te explico cómo hacerlo en 5 pasos.

1. La convocatoria de prensa

Una convocatoria de prensa es una notificación en la que requerimos la presencia de los medios de comunicación para darles a conocer un hecho noticioso.

Si la información lo vale, realizar este tipo de acciones es interesante porque ayuda a la organización a establecer lazos con los medios de comunicación y sus periodistas. Ponerles cara a los informadores. Recopilar datos de contacto más personales (mail, teléfono directo).

Organizar correctamente una convocatoria y recibir a los medios de comunicación requiere tiempo y esfuerzo por parte de la organización. Es importante cuidar los detalles pues con estos actos estamos transmitiendo también una imagen como entidad.

2. ¿Cuándo es conveniente convocar a la prensa?

La información que vamos a ofrecer debe valer lo suficiente como para que los medios de comunicación se desplacen hasta nuestro terreno. “El éxito de la actividad no solo está en que los periodistas acudan, sino que una vez finalizada la conferencia de prensa encuentren que se ha dado respuesta a la expectativa creada: que hay noticia. En el caso contrario, pocas o ninguna de las ideas aportadas llegarán a la audiencia y en la próxima convocatoria es posible que los informadores ya no acudan”. (José Carlos Losada Díaz. Gestión de la Comunicación en las organizaciones. Ariel @Comunicación).

La explicación de Losada es tajante y muy cierta. Las convocatorias de prensa son un recurso de comunicación muy válido, pero mal utilizado se volverá en nuestra contra. Perderemos tiempo, recursos y en el peor de los casos reputación.

3. Partes de la convocatoria

La convocatoria, al igual que la nota de prensa, deberá llevar una cabecera que identifique al convocante: logotipo de la entidad, nombre, etc.

A continuación, identifica el contenido de la misma, por ejemplo: Convocatoria a los medios de comunicación; Convocatoria de prensa…

Datos de la convocatoria: fecha, lugar, hora.

Para fijar la hora de la convocatoria, ten en cuenta las rutinas de los medios de comunicación (informativos, cierres de edición). Más allá de las 12 de la mañana suele ser mala hora para radio y televisión.

Motivo de la convocatoria: explica en poco más de un párrafo los motivos de la convocatoria. Sin desvelar el contenido de la misma, pero siendo lo suficientemente persuasivo como para que los periodistas perciban que hay noticia. Especifica quienes participarán y sobre qué se informará en la convocatoria de prensa.

Datos de contacto: teléfono, persona de contacto, mail.

4. Envío

Una vez elaborada la convocatoria la enviamos a los medios de comunicación. Cuanto más trabajada esté nuestra base de datos de medios, más eficiente será el envío.

Es interesante adjuntar el dossier de prensa de la entidad, para que los periodistas tengan información previa para contextualizar la noticia, o si se tuviera, otra información que sea relevante y que pueda alentar a los medios a asistir al acto de convocatoria.

Identifica claramente en el asunto del mail que se trata de una convocatoria.

Da un margen de tiempo, envía la convocatoria un par de días antes para que sea más fácil agendarla y que los medios de comunicación puedan hacer sus previsiones.

Si por motivos de estrategia la convocatoria se ha enviado con mucha antelación, volver a enviarla en fecha cercana al acto.

5. Seguimiento

En el caso de las notas de prensa opino que no es conveniente llamar para confirmar su recepción a cada medio de comunicación. Sin embargo, en el caso de las convocatorias, a no ser que seamos una entidad que realiza este tipo de acciones con frecuencia, no es mala idea hacer una llamada rápida y ponerse a disposición de los medios por si quieren, por ejemplo, concertar una entrevista, visitar las instalaciones… (esto son ideas, todo depende del motivo de la convocatoria, la entidad, la actividad que desarrolle, etc.)

Tampoco soy partidaria de preguntar si piensan asistir, cuanto menos atosiguemos mejor.

La respuesta mediática depende de muchos factores y no todos están en nuestra mano controlarlos. Por ejemplo, la cantidad de actos que haya previstos para ese día puede condicionar la asistencia al nuestro.

Sin embargo, muchos otros sí que dependen del buen hacer del convocante: cómo se convoque, dónde se celebre, de qué se hable y cómo se transmita el mensaje.

Recuerda que la comunicación y las relaciones con los medios son un trabajo de fondo. No desistas si no tienes éxito a la primera. De todo se aprende, también de las acciones fallidas. Lo importante es analizar siempre el resultado y mejorar.

 

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¿Te ha sido útil este artículo? ¿Realizas convocatorias de prensa como parte de tu estrategia comunicativa?

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