La nota de prensa sigue viva, es una herramienta útil para transmitir informaciones de interés de empresas, asociaciones y cualquier entidad que considere que tiene algo importante que contar, y que debería incluir como recurso en su plan de comunicación. Es además una fuente de información imprescindible para los miles de compañeros que ejercen su profesión en las redacciones de los medios ya sea prensa, radio o televisión, online y offline.

1. ¿Para qué sirve una nota de prensa?

La nota de prensa o comunicado ha evolucionado gracias a la tecnología. Ha ganado en inmediatez y su formato electrónico hace más cómodo y sencillo editar la información sin tener que picar el texto, como pasaba cuando las notas de prensa llegaban a las redacciones en soporte papel. Además, con Internet y las redes sociales los comunicados han ganado una vida útil más larga. Deben incorporarse a la web corporativa de quienes la emiten y ser compartidas en sus redes sociales como parte de su estrategia de comunicación. Un contenido de actualidad que Google valorará.

Por lo tanto, la nota de prensa es un elemento muy vivo, útil y necesario si quieres que tu empresa o asociación cuente con proyección social.

Pero, antes de lanzarte a la piscina y comenzar a redactar una nota de prensa deberías plantearte esto:

¿Tienes algo que contar?

¿A quién se lo vas a contar?

¿Cómo se lo vas a contar?

¿Cómo harás llegar la información?

¿Y después?

Varios son los factores que hay que tener en cuenta para lograr que la nota de prensa sea eficaz. Si tienes claro todo lo anterior, adelante, lánzate. Si no, sigue leyendo.

Es importante que asumas que una nota de prensa no es publicidad, es información dirigida a medios de comunicación y como tal debe de cumplir con criterios periodísticos.

2. Cuestiones previas a la redacción

Interés. La información que queremos compartir debe ser de interés general y/o sectorial si va dirigida exclusivamente a medios especializados. Ponte en el lugar del público al que se dirige el medio ¿por qué debería de interesarle tu noticia?

Es importante que asumas que una nota de prensa no es publicidad, es información dirigida a medios de comunicación y como tal debe de cumplir con criterios periodísticos.

Conocimiento de los medios. Un trabajo previo, que debes abordar antes de comenzar a redactar, es identificar a quién vas a enviar el comunicado de prensa. Elaborar una base de datos de medios de comunicación detallada y actualizada es un trabajo fundamental porque sin ello las notas de prensa caerán en saco roto y no servirá de nada, aunque tu información sea de gran interés y tu comunicado impecable.

Incluye el tipo de medio, teléfonos, nombre del periodista con el que debes contactar (por ejemplo, responsable de la sección que corresponda con tu sector), su correo electrónico -de poco suele valer un mail general del medio-. Son los datos indispensables que necesitas para planear una acción directa con medios de comunicación.

3. Manos a la obra, crea la nota perfecta

Redacción adecuada. Cuando hablamos de una redacción adecuada nos referimos tanto al contenido como a la estructura en sí de la información. Dando por supuesta una correcta ortografía.

Vayamos al contenido.

• Extensión: máximo dos páginas.
• El lenguaje periodístico: debe ser funcional, pretende ante todo informar. Debe ser claro, conciso, preciso, fluido, sencillo, ágil y fácilmente comprensible para el lector. Aquí te expongo algunas reglas de oro:
• Evitar expresarse de una forma excesivamente literaria o excesivamente coloquial. Utilizar un léxico variado pero comprensible.
• Evitar tecnicismos propios de tu sector a no ser que te dirijas a un medio y público especializado.
• Seguir el orden lógico de la oración: sujeto – verbo- complementos directos o indirectos – complementos circunstanciales.
• Escribir con frases y párrafos cortos, evitando demasiadas oraciones subordinadas.
• Evitar toda expresión imprecisa y sustituirla por datos concretos.
• Siempre que citemos una declaración de forma textual ésta debe ir entrecomillada, y atribuida a la fuente (nombre, apellidos y cargo).
• Buscar un estilo objetivo y neutro evitando toda interpretación personal, y el autobombo.
• Cuando se utilicen adjetivos estos serán siempre descriptivos.

Vayamos a la estructura:

• Cabecera. Identifica al emisor y el contenido del mensaje.
• En la parte superior de la nota de prensa debe figurar el logotipo de tu entidad, nombre, y el texto identificativo de Nota de prensa.
• Titular. Es el gancho principal y yo diría que lo más difícil de escribir. Debe ser directo, que llame la atención del periodista, y que dé idea de lo que vamos a contar en el cuerpo de la información. Tiene que ser corto, procura no excederte en más de 10 palabras.
• Subtítulo. Complementa al titular. Su extensión será como máximo dos líneas.
• Entradilla. La entradilla es después del titular la parte más importante de la nota de prensa. Si conseguimos que el periodista pase del título, es en esta parte donde nos lo jugamos todo. Sólo con la entradilla nuestro destinatario debe de conocer y por tanto valorar nuestra noticia. La entradilla resume en un párrafo (tres o cuatro líneas) la nota de prensa.

En su redacción se debe de responder a la regla de las 5W. Para estructurar y recopilar bien el contenido de una nota de prensa es muy útil recurrir a ella.

Qué (What)

Quiénes (Who)

Dónde (Where)

Cuándo (When)

Por qué (Why).

No será necesario responder a todas las cuestiones en la entradilla, pero sí a las más importantes.

• Fecha y ciudad.
• Cuerpo. Amplía la información de la entradilla, completando las respuestas a las 5W.

Estructura el contenido de lo más importante a los menos relevante (regla de la pirámide invertida), en párrafos breves. Cada párrafo que responda a una idea. Incluye datos y citas de fuentes relevantes de la entidad que den valor a la información.

• Información de la entidad. Al final de la nota de prensa puedes añadir en un párrafo información sobre ti. Utiliza otro tipo de letra o negrita para separarlo del cuerpo de la información.
• Información de archivos adjuntos. Si adjuntas imágenes, audios u otro tipo de documentos enuméralos al final de la nota de prensa, correctamente nombrados. Si adjuntas imágenes redacta un pie de foto explicativo.
• Datos de contacto. Ponte a disposición del periodista para aclarar o ampliar información. Nombre del responsable de medios de comunicación, teléfono y correo electrónico.

Presentación de la información. La presentación de la nota de prensa también transmite la imagen de tu empresa o asociación. Mi consejo es maquetar, aunque sea mínimamente, el comunicado; algo limpio, sencillo y visual. Incluir el logo de la empresa, jugar con los colores corporativos en algunos elementos, por ejemplo, el titular, ladillos (si los utilizas), etc.

Esmérate en hacerlo, será un trabajo que ya tengas ganado para próximos comunicados. Guarda un documento a modo de plantilla sobre el que editar la nueva nota de prensa.

Utiliza diferentes recursos tipográficos para resaltar y diferenciar partes de la nota de prensa: titular con un cuerpo más grande y en negrita; subtítulo a un cuerpo menor, etc.

4. El envío

Cómo enviarla. Por experiencia, tanto en medios de comunicación como en gabinetes de prensa, considero que lo mejor es que envíes la nota de prensa en un formato editable, preferentemente un Word o bien un pdf. Pero sobre todo que pegues el texto en el cuerpo del email, porque así estarás facilitando al máximo el trabajo al periodista, que no tendrá que abrir el documento. El tiempo apremia en las redacciones y cuanto más se facilite el trabajo más posibilidades hay de que la información sea tenida en cuenta.

A la hora de enviarla, sobre todo en aquellos medios por los que tengas más interés y si conoces al periodista, personaliza el email.

Escribe brevemente un saludo, quién eres y qué envías.

En el asunto del email sé breve, intenta condensar en máximo 50 caracteres la esencia del comunicado, de una manera que llame la atención del periodista. Añade al principio las iniciales: NP, de nota de prensa, para que sepan qué es lo que envías.

Cuándo enviarla. Aquí entra el factor de las rutinas productivas periodísticas, que varían según el tipo de medio de comunicación: agencias, prensa, radio, televisión; si estamos hablando de publicaciones o programas semanales, mensuales… en el caso de los medios generalistas, la recomendación es enviar la nota de prensa por la mañana, en días laborables, entre las 10:00 y las 13:00h, máximo las 16:00h.

5. Tras el envío

Confirmación y seguimiento. No te voy a engañar, entrar en la agenda de los medios o que te incluyan en su plan de noticias no es nada fácil. A diario se reciben cientos de informaciones en las redacciones. Sin embargo, un trabajo bien hecho tiene más posibilidades de ser tenido en cuenta que otro que no cumplan con determinados requisitos, por ello, no te desanimes si con la primera nota de prensa que envías no obtienes los resultados que esperabas.

La relación con los medios de comunicación es un trabajo de fondo, que debe cuidarse y ganarse con el trabajo bien hecho; debes serles de utilidad no un estorbo. ¿Y por qué digo estorbo? A no ser que la nota de prensa que envíes sea de gran relevancia no llames para comprobar si les ha llegado el comunicado. Intenta ser objetivo a la hora de valorar la “relevancia”, para tu empresa o asociación todo será importante pero no para los medios y su público.

Muchos medios, especialmente las agencias de comunicación, envían automáticamente un mensaje en el que confirman que han recibido la información y en el que ruegan, no llames para comprobar si lo han recibido. Por algo será.

Si es la primera vez que tu empresa o entidad envía una nota de prensa a los medios, utiliza este hecho para llamar a la redacción, presentarte y comunicarles personalmente que vas a enviarles una nota de prensa con determinada información, y de paso aprovecha para adjuntar el dossier de prensa para que te conozcan mejor, así como ponerte a su disposición para lo que precisen.

Para el seguimiento de la información puedes utilizar la herramienta gratuita de Google Alerts.

Consejos post envío. Una vez enviado el comunicado, supervisa la bandeja de entrada de tu correo para comprobar que no hay emails devueltos, si es así, averigua por qué ha ocurrido. Esto te ayudará a pulir tu base de datos de medios de comunicación.

Comparte las apariciones en medios online de tu información en tus redes sociales.

Y, por último, “es de bien nacido ser agradecido”. No está demás que, si has logrado tu objetivo, envíes un email de agradecimiento al periodista por su trabajo. Te ayudará a tejer buenas relaciones con los medios.

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¿Qué te ha parecido esta guía? ¿Consideras que te será útil para poner en práctica tus estrategias de comunicación?